Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2002'3
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Автоматизация учета на предприятиях общественного питания (проблемы и пути решения)

Прежде чем говорить непосредственно о проблемах автоматизации общепита, остановимся на задачах этой автоматизации, оценке необходимости и возможности ее применения.

Чего же ждут руководители предприятий питания от этой самой автоматизации? Опираясь на опыт внедрения систем учета, можно заметить, что в идеале тот или иной руководитель хочет одного: при минимальных затратах на информационную систему получить инструмент, позволяющий увеличить прибыль. Этот инструмент должен быть по возможности простым, надежным и как можно меньше напоминающим о себе. Казалось бы, — прописные истины, но зачастую многие о них забывают.

Посмотрим, каким образом система учета чего бы то ни было может влиять на прибыль как в положительную, так и в отрицательную сторону.

Плюсы:

• Возможность сравнительно быстро получить оперативную информацию о состоянии склада, объемах продаж, работе персонала и текущей прибыли. Соответственно, руководитель среднего звена (менеджер) получает необходимую информацию по внесению корректив в работу. Это относится к планированию закупок продуктов, посуды и прочего, планированию рабочего времени и количества обслуживающего персонала (официантов, поваров, кладовщиков, менеджеров и т.д.), планированию внутреннего распорядка и перемещений.

• Возможность сравнить реальный расход продуктов с расчетным (планируемым) согласно рецептуре. Таким образом, руководитель получает дополнительный инструмент для борьбы со злоупотреблениями сотрудников.

• Возможность уменьшить время на обслуживание клиентов (обработку заказа и выписку счета). Этот аспект немаловажен в плане борьбы за “торопливого” клиента. Это довольно неоднозначная и важная проблема, зачастую являющаяся предметом жарких споров между разработчиками систем автоматизации и персоналом предприятий питания. Поэтому ниже мы остановимся на ней подробнее.

• Возможность накапливать данные о работе за длительный период для дальнейшего детального анализа и дальнейшего планирования деятельности.

• Относительная легкость предоставления данных для бухгалтерского учета.

• Косвенным плюсом автоматизации (и иногда немаловажным!) предприятия общественного питания может оказаться наведение порядка там, где раньше царил полный хаос. На практике такие случаи, увы, бывают. Все мы люди, и мы склонны делать ошибки, а если ошибается менеджер, да еще к тому же не замечающий или, еще того хуже, не признающий своих ошибок, то здесь бывает вдвойне трудней. Шагать всем в ногу, как в армии, в обычной жизни, увы, не всегда получается. А автоматизированными называются системы там, где есть порядок, а не хаос.

К минусам систем автоматизации можно отнести следующие моменты:

• Прежде всего, это дополнительные единовременные вложения денег в уплату за аппаратное и программное обеспечение, а также — за обучение персонала и руководства.

• Кроме того, любая система автоматизации требует дополнительных средств на поддержку и техническое обслуживание. Иногда даже требуется увеличивать штат сотрудников специально для постоянного сопровождения информационной системы (так называемая стоимость владения, в которую также входят дополнительные затраты на электроэнергию, расходные материалы и время, затрачиваемое на “борьбу” с компьютерами, принтерами, модемами, ридерами и прочим).

• И, как это ни покажется парадоксальным, краткосрочное, но увеличение времени на обработку заказа и выписку счета. Поясним подробнее кажущееся противоречие. Здесь большое значение имеет психологический фактор, а попросту — привычка. Официант, выписывавший раньше счета от руки, не сразу привыкает делать это с помощью компьютера, поэтому скорость его работы несколько падает. Но, после адаптации к новым условиям процесс идет быстрее. И через довольно непродолжительное время ему трудно себе представить ручное оформление счета. В основном, ускорение процесса достигается за счет автоматизации арифметических действий при подсчете скидок и итоговых сумм. Если при этом автоматизирована передача заказов, то уже нет необходимости лишний раз бегать с ним на кухню.

Вот основные предпосылки для создания и внедрения в каждом конкретном случае оптимальной системы учета. Минусы необходимо минимизировать или свести на нет, а положительные стороны реализовать в наиболее полном объеме.

Нетрудно заметить, что при должной (правильной) организации работы в ресторане, кафе или любом другом предприятии общественного питания система автоматизации учета нужна разве что только для накопления данных с целью долгосрочного планирования и развития. Остальные же плюсы применения автоматизации при наличии толковых и честных менеджеров, метрдотелей, бухгалтера, кладовщика и официантов достигаются и без помощи дополнительных (компьютерных) систем.

На практике такое положение дел встречается исключительно редко. Особенно там, где предприятие только начинает работать и персонал набирается, как говорится, “с бору по сосенке”. С обслуживанием клиентов (клиентскими счетами) бывают совершенно невероятные случаи путаницы. Воровство среди “своих” подчас достигает угрожающих бизнесу размеров, а ведение товарного и бухгалтерского учета становится непосильной задачей. Именно эти причины побуждают директоров ресторанов и кафе искать и внедрять в свою деятельность системы автоматического учета товародвижения, рабочего времени сотрудников, а также собирать информацию о постоянных клиентах. Ведь человек, как это ни прискорбно, склонен ошибаться. Автоматизировав некоторые рутинные процессы, можно существенно уменьшить вероятность таких ошибок и сузить простор для деятельности “нечистых на руку” сотрудников. Конечно, таких целей можно достичь без убытка для своего кармана только в том случае, если ясно видны цели применения какой бы то ни было ресторанной системы и, если система полностью отвечает возложенным на нее задачам, не требуя при этом избыточных ресурсов (людских, временных и пр.)...

Андрей Никулин,
Виктор Авдей,
ООО “НТЦ Гран-Сервис”

<...>
** Полностью статью можно прочитать в печатной версии журнала

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"